GDPR · ZVOP-2 · ePrivacy · AI Act

Še niste uskladili svojega poslovanja z EU GDPR?

Morda bo najbolje, če pustite, da vam pomagamo: s svetovanjem, dokumentacijo in izvedbo. Poslovanje smo uskladili že 750 podjetjem iz Slovenije in nekaterim iz tujine, zato to opravimo kvalitetno, hitro in cenovno ugodno.

Želimo, da ohranite čim več poslovne in podjetniške svobode, da ne izgubljate strank in da se ne izgubljate v neplodnih opravilih. Uskladitev zato vedno pripravimo tako, da podjetja, klubi ali društva kljub spremenjenim pravilom še vedno lahko učinkovito delajo.

Naročite brezplačen pregled stanja

Izpolnite obrazec ali pokličite 041 835 260 in dogovorimo se za termin.

Zakaj EU GDPR

ker se z varovanjem zasebnosti ukvarjamo od leta 2008 in smo sodelovali pri nastajanju GDPR
ker smo od leta 2018 uskladili 750 podjetij iz najrazličnejših panog
ker z lastno tehnologijo pregledamo vašo spletno stran tako, kot jo vidijo nadzorni organi
ker vaši spletni strani dodamo lasten mehanizem strinjanja z znakom, ki obiskovalcu pokaže poročilo o skladnosti strani
ker vam omogočamo dostop do lastne spletne aplikacije, kjer imate vso dokumentacijo in obvezne evidence na enem mestu
ker vsako uskladitev vodi certificirana pooblaščena oseba za varstvo podatkov
Kdo mora uskladiti svoje poslovanje?

Vsi, ki obdelujejo osebne podatke izven osebne rabe: podjetja, s.p., društva, klubi, zavodi.

Tudi če se vam zdi, da vas stvar ne zadeva.

Dokumentacija po meri

Knjižnica, ki pokriva praktično vse dejavnosti

Z delom od leta 2018 in 750 uskladenimi podjetji je nastala obsežna knjižnica zbirk osebnih podatkov in obdelav.

Dokumentacija se sestavlja po meri in v skladu z dejanskim poslovanjem podjetja. Za vsako stranko se vključijo samo tiste zbirke in obdelave, ki jih dejansko izvaja, vsaka s pravilno pravno podlago po GDPR in ZVOP-2, opredeljenimi posamezniki, kategorijami podatkov, uporabniki, roki hrambe in varnostnimi ukrepi. Ker knjižnica že obstaja, smo pri delu lahko cenovno učinkoviti.

Uskladitev vedno pripravimo tako, da za podjetje pomeni kar se da malo dela in kolikor je mogoče malo organizacijskih sprememb. Dokumentacija se prilagodi obstoječemu načinu dela podjetja, ne obratno. Podjetje ne izpolnjuje praznih predlog; pri zajemu podatkov nam odgovori na vprašanja o svoji dejavnosti, načinu dela in uporabljenih tehnologijah, vse ostalo pripravimo mi.

Osrednji del: trgovina, proizvodnja in storitvene dejavnosti

Dokumentacija v celoti pokriva najpogostejše dejavnosti: trgovino, proizvodnjo in storitvene dejavnosti vseh vrst. Ta del velja za vsako organizacijo, tudi za specializirane panoge spodaj.

Specializirane panoge z dodatnimi zahtevami

  • Gostinstvo, turizem in nastanitve (knjiga gostov, eTurizem, turistična taksa)
  • Društva in klubi
  • Izobraževanje in usposabljanje
  • Zdravstvo in podobne dejavnosti
  • Upravljanje stavb in najem nepremičnin
  • Zavezanci po ZPPDFT (preprečevanje pranja denarja)
  • Trgovina z orožjem
  • Najem in izposoja vozil ter opreme
  • Organizacija dogodkov
  • Šport, fitnes in rekreacija
  • Socialno varstvo in oskrba
  • Veterinarska dejavnost
  • Naročniške in dolgoročne storitve
  • Odvetniki, notarji in detektivi
  • Igre na srečo
  • Knjižnice
  • Energetika in komunala
  • Osebne storitve (nega telesa)
  • Avtoservisi, vulkanizerji in avtopralnice
  • Prevozništvo in taksi
  • Čistilni in vzdrževalni servisi
  • Fotografi in videografi
  • Selitvene in kurirske storitve
  • Nepremičninsko posredovanje
  • Zavarovalno posredovanje
  • Prodaja vozil
  • Spletna trgovina
  • SaaS in spletne platforme
  • Plačilni prehodi in plačilne institucije
  • Posredniki plačilnih storitev
  • Kreditne in finančne institucije (posojila, leasing, faktoring)
  • Zadruge (kmetijske in druge)
  • Združenja s posebnim članstvom (sindikati, stranke, verske skupnosti)
Prečne obdelave

Kar ni vezano na panogo, ampak na dejansko stanje

Vključijo se samo, kadar podjetje obdelavo res izvaja. Vsaka prinese svoje zbirke, pravno podlago in pripadajoče dokumente.

A · Nadzorne tehnologije in evidence

Videonadzor

Poslovni prostori, vstopne točke, parkirišča, občutljiva območja. Stranka prejme sklep o uvedbi, pravilnik, navodila in vsebino obvestilne table z delujočo QR kodo.

GPS sledenje službenih vozil

Potni nalogi, varnost in organizacija dela. Podlaga zakoniti interes, surovi lokacijski podatki samo do izpolnitve namena. Sklep o uvedbi in obvestilo zaposlenim.

Elektronska evidenca delovnega časa

Zakonska obveznost po ZEPDSV, trajna hramba. Sklep o načinu vodenja.

Evidenca vstopov in izstopov

Varnost prostorov, podlaga zakoniti interes, hramba največ dve leti od konca koledarskega leta vnosa (85. člen ZVOP-2). Sklep o uvedbi.

Snemanje telefonskih klicev

Dokazovanje dogovorov in kakovost storitve. Podlaga zakoniti interes ali privolitev, hramba največ 6 mesecev oziroma do rešitve spora, obvezno predhodno obvestilo klicateljem.

Nadzor informacijskih virov

E-pošta, internet, službene naprave. Obdelujejo se samo prometni in tehnični podatki za varnost in delovanje, vsebina komunikacij se sistematično ne obdeluje. Pravilnik o uporabi informacijskih virov.

B · Komunikacija in objave

Neposredno trženje

E-novice, ponudbe in obveščanje kupcev, gostov, članov ali udeležencev. Podlaga privolitev z možnostjo preklica. Vključeni so obrazci privolitev in ureditev odjave.

Objava fotografij in posnetkov

Objave na spletni strani, družbenih omrežjih in v promocijskem gradivu. Za prepoznavne posameznike privolitev, za množične posnetke zakoniti interes z možnostjo ugovora, za mladoletne privolitev zakonitega zastopnika.

Spletna stran

Piškotki, lokalna shramba, obrazci, analitika, vtičniki in zunanje storitve na spletni strani. Nenujni elementi samo s privolitvijo (ZEKom-2, e-zasebnost), IP-naslov obiskovalca je osebni podatek, vsak zunanji prejemnik mora biti naveden. Politika zasebnosti se pripravi iz dejanskega stanja strani, vključena so navodila za popravke in mehanizem privolitve. Več o spletnih straneh.

Družbena omrežja

Profili podjetja na Facebooku, Instagramu, LinkedInu in TikToku ter njihovi piksli in vtičniki na spletni strani. Za statistiko profila in piksel je podjetje skupni upravljavec s platformo (Sodišče EU, C-210/16 in C-40/17), kar mora biti navedeno v politiki zasebnosti. Vključena je ureditev skupnega upravljanja in navodila za nastavitve profilov; objave fotografij po pravilih prejšnje točke.

C · Posebne skupine in postopki

Osebni podatki mladoletnih

Privolitev nosilca starševske odgovornosti oziroma mladoletnega, starega 15 let ali več (ZVOP-2). Pomembno povsod, kjer so med strankami otroci.

Notranje prijave po ZZPri

Za zavezance po Zakonu o zaščiti prijaviteljev. Imenovanje zaupnika zunaj ožjega poslovodstva, ločeno varovanje identitete prijavitelja, hramba pet let po zaključku postopka.

Avtomatizirano odločanje in profiliranje

Kadar se odločitve s pravnim ali podobno znatnim učinkom sprejemajo avtomatizirano. Jamstva po členu 22 GDPR: človeški nadzor, pravica do izražanja stališča in izpodbijanja odločitve.

D · Vloge pri obdelavi

Vloga obdelovalca

Kadar podjetje obdeluje podatke v imenu svojih naročnikov (SaaS, računovodstvo, IT storitve). Obdelava izključno po navodilih naročnika, urejena s pogodbo o obdelavi (čl. 28 GDPR), vključno s podobdelovalci.

Soupravljanje

Kadar dva ali več upravljavcev skupaj določata namene in sredstva obdelave. Pogodba o soupravljanju z razdelitvijo odgovornosti (čl. 26 GDPR).

Obseg dokumentacije

Poleg evidenc dokumentacija vključuje

Pravilnike in interne akte

Pravilnik o varovanju osebnih podatkov s prilogami, pravilnik o uporabi umetne inteligence (AI Act), navodila za zaposlene, izjave o seznanitvi.

Dokumente za obdelovalce

Izjave in pogodbe o obdelavi osebnih podatkov (čl. 28 GDPR), v slovenski in angleški različici.

Oceno učinka (DPIA)

Ocena učinka v zvezi z varstvom podatkov, kadar je ta potrebna.

Dokumente za prečne obdelave

Sklepi, pravilniki, obvestila in pogodbe za prečne obdelave, opisane zgoraj.

Analizo spletne strani in politiko zasebnosti

Pregled dejanskega stanja spletne strani z lastno tehnologijo GDPRCompliantSite.com ter na tej podlagi pripravljena politika zasebnosti in natančna navodila za popravke. Podrobneje v naslednjem razdelku.

GDPRCompliantSite.com · lastna tehnologija

Vašo spletno stran vidimo natanko tako, kot jo vidijo regulatorji

Razvili smo lastno tehnologijo za analizo spletnih strani, ki deluje v skladu s standardi, ki jih uporabljajo tudi regulatorji oziroma nadzorni organi. Zato je tisto, kar vidimo mi, natanko tisto, kar vidijo tudi oni.

  • Analiza vseh elementov spletne strani: piškotki in lokalna shramba (ePrivacy, ZEKom-2), vtičniki, obrazci in storitve tretjih oseb.
  • Na podlagi dejanskega stanja pripravimo politiko zasebnosti, ne obratno.
  • Natančna navodila za izvedbo popravkov na spletni strani, ki jih lahko izvede vaš izvajalec.
  • Nadzor se lahko ponavlja, tako da stran ostane skladna tudi po spremembah.

Preverite, kaj na vaši spletni strani vidi regulator

Brezplačna analiza na GDPRCompliantSite.com: vpišete naslov strani, potrditveno sporočilo in rezultat prejmete po e-pošti, v angleščini.

Preverite svojo spletno stran

Kaj se v resnici zgodi, ko nekdo odpre vašo spletno stranInteraktivna shema, korak za korakom. · Odprite v celem oknu, s tipkama levo in desno se premikate po korakih.

Preverite, kaj na vaši spletni strani vidi regulator

Preverite svojo spletno stran
Posebna obravnava

Kategorije in dejavnosti, ki zahtevajo poseben režim

Del knjižnice, kjer napaka najhitreje pripelje do resnih posledic, zato je obravnava ločena in strožja.

Posebne vrste podatkov po členu 9 GDPR

  • Zdravstvo: zdravstvena dokumentacija pacientov, izvidi in poročanje v zdravstvene evidence (čl. 9(2)(h), ZPacP, poklicna molčečnost, daljši roki hrambe)
  • Osebne storitve in nega telesa: anamneze in zdravstveni zapiski strank samo z izrecno privolitvijo (čl. 9(2)(a)), dostop omejen na neposrednega izvajalca
  • Šport, fitnes in rekreacija: zdravstvene omejitve in meritve vadečih (čl. 9(2)(a))
  • Izobraževanje: posebne potrebe in prilagoditve udeležencev (čl. 9(2)(a))
  • Zavarovalno posredovanje: zdravstveni podatki za življenjska in zdravstvena zavarovanja (čl. 9(2)(a))
  • Socialno varstvo in oskrba: zdravstvene in oskrbovalne potrebe ranljivih uporabnikov (čl. 9(2)(h), pri nezmožnosti privolitve tudi čl. 9(2)(c))
  • Združenja s posebnim članstvom: (sindikati, politične stranke, verske skupnosti): že samo članstvo je posebna vrsta podatka (čl. 9(2)(d))

Posebni zakonski režimi

  • Zavezanci po ZPPDFT: pregled stranke, dejanski lastniki, politično izpostavljene osebe, prijava sumljivih transakcij s prepovedjo obveščanja stranke, desetletna hramba
  • Trgovina z orožjem: evidence po ZOro-1, preverjanje upravičenosti prek listin, kazenske obsodbe samo v okviru zakona (čl. 10)
  • Odvetniki, notarji in detektivi: spisi strank, čl. 9(2)(f) in čl. 10, poklicna molčečnost
  • Igre na srečo: obvezna identifikacija, register samoomejitev, seznam oseb s prepovedjo vstopa
  • Kreditne in plačilne storitve: ocena kreditne sposobnosti, preprečevanje goljufij, jamstva pri avtomatiziranem odločanju (čl. 22)
  • Videonadzor: zakoniti interes v okviru ZVOP-2 (čl. 77 in 78), hramba največ 30 dni, v skupnih delih stavb soglasje lastnikov z več kot 70-odstotnim deležem (čl. 77 in 78), dnevnik vpogledov (čl. 76)
  • Notranje prijave po ZZPri: zaupnik zunaj ožjega poslovodstva, ločeno varovanje identitete prijavitelja
  • Mladoletni: privolitev nosilca starševske odgovornosti oziroma mladoletnega od 15. leta (ZVOP-2)
  • Nadzor delavcev: evidenca vstopov, GPS sledenje, snemanje klicev in nadzor informacijskih virov z omejitvijo na prometne podatke
  • Prenosi v tretje države: spletna analitika in oglaševanje, e-poštne platforme, plačilne sheme in napotitve delavcev, urejeni po čl. 44 do 49
Izvedba

Pet korakov, od vprašalnika do primopredaje

Zajem podatkov

Odgovorite na vprašanja o načinu dela, dejavnostih in uporabljenih tehnologijah. Običajno 30 do 45 minut.

Priprava dokumentacije

Od 14 dni do enega meseca, odvisno od čakalne vrste. Ko čakalna doba preseže mesec, sprejem novih naročil začasno ustavimo.

Primopredaja

Dokumentacijo predamo ob obisku v podjetju, s pregledom vsebine in navodili za implementacijo. Obisk je vračunan v ceno uskladitve.

Tiskano in elektronsko

Dokumentacija v tiskani obliki, vse pa tudi elektronsko v spletni aplikaciji. Na željo celoten postopek izpeljemo brezpapirno.

Spletna aplikacija

Vsa dokumentacija na enem mestu, vodenje vseh evidenc, zbirk in obdelav, vključno z obveznimi evidencami videonadzora, ter komunikacija z nami.

Informativne cene uskladitve
Mikro podjetja (do 10 zaposlenih)razpon glede na obseg spletnih in nadzornih tehnologij750 do 2.250 €
Mala podjetja (do 50 zaposlenih)razpon glede na obseg tehnologij in obdelovalcev1.200 do 2.800 €
Srednja in večja podjetja (več kot 50 zaposlenih)razpon vključuje izobraževanja in po potrebi pooblaščeno osebo2.100 do 5.000 €
Letno vzdrževanjeprvo leto všteto v kupnino; spletna orodja, nadgradnje ob spremembah zakonodaje, svetovanje ob incidentihod 197 €

Cena se spreminja s količino vsega, kar je treba obdelati in zajeti v uskladitev. Količina prečnih obdelav, tehnologije, obsega podatkov, števila obdelovalcev in dejavnosti. Nanjo vplivajo tudi priprava dokumentacije v soupravljanju (26. člen GDPR), število spletnih strani, ki jih skeniramo in nadziramo, posebne vrste osebnih podatkov ter mejni primeri, kjer je potrebna izdelava ocene učinka.

Za podjetje reda velikosti 30 ljudi s povprečno uporabo spletnih in nadzornih tehnologij ter brez potrebe po oceni učinka znaša letno vzdrževanje povprečno med 297 € in 347 €.

Cene berite kot informativne in ne pomenijo zaveze, saj se primer od primera razlikuje po parametrih, ki spreminjajo obseg dela. Cenovna politika je stroga tudi do nas samih: primerljive obsege dela zaračunavamo sorazmerno s količino vloženega dela in med klienti ne delamo razlik.

Problemi in vprašanja

Kje se stvari najpogosteje zalomijo

Kliknite vprašanje za odgovor.

Vse pravne osebe in fizične osebe, ki opravljajo dejavnost (s.p.), društva, klubi, zavodi; skratka vsi, ki obdelujejo osebne podatke izven osebne ali domače rabe. Uskladitev ni pri vseh enako zahtevna. Zahtevnost povečujejo obseg podatkov, število in vrste obdelav, število obdelovalcev in podobdelovalcev, soupravljanje, posebne vrste osebnih podatkov in predvsem tehnologije, ki obdelujejo osebne podatke: spletne strani, videonadzor, sledenje vozilom, alarmni sistemi, evidence delovnega časa.
Obdelovalci podatkov, kot so ponudniki gostovanj, računovodski servisi, varnost pri delu, vzdrževalci programske opreme in ostali obdelovalci so mnogokrat neusklajeni in ne izpolnjujejo minimalnih zahtev varstva osebnih podatkov. Upravljavci, katerih podatke obdelujejo obdelovalci so odgovorni za to, da svoje obdelovalce zavežejo k obdelavi osebnih podatkov, ki je skladna s standardi upravljavca. Seveda pa morajo obdelovalci pri tem sodelovati, kot jim nalaga zakon, prvi pogoj za to pa je seveda lastna skladnost.
Tehnološke zahteve paketa GDPR, ZVOP-2, AI Act, ePrivacy so postavljene relativno visoko. Kar ni velika težava, če vemo kaj delamo, saj so zahteve jasne. Zunanji izvajalci, ki skrbijo za tehnologijo delajo svoje delo in niso strokovnjaki s področja varovanja osebnih podatkov. Zato tudi obdelovalci sami potrebujejo pomoč pri uskladitvah. Zelo pogosto težavo predstavljajo napačni sklepi upravljavcev, da npr. izdelovalci spletnih strani, oglaševalske agencije, in še cela vrsta obdelovalcev vedo kakšne so zahteve področja na katerem delajo. Smola upravljavca je v tem, da je odgovornost za njegove podatke v celoti njegova.
Informacijska varnost je v paket zakonodaje vgrajena zahteva, ki zahteva, da je vsa uporabljena programska koda "by design" skladna z zahtevami. Kar na žalost v mnogih primerih ne drži. Tako je cela vrsta poslovnih kot tudi spletnih aplikacij brez ustreznih rešitev, ki bi pomenile skladnost. En tak zelo pogost primer je avtomatsko brisanje osebnih podatkov v skladu s tistim, kar je zahtevano in ali obljubljeno. Od 11. septembra 2026 (Uredba o kibernetski odpornosti, CRA) odgovornost nosijo tudi proizvajalci in distributerji programske opreme, ki morajo neskladnosti odpraviti v enem letu; do takrat je za posledice odgovoren upravljavec osebnih podatkov.
Po naših izkušnjah ima videonadzor več kot 80 odstotkov podjetij in je eden od najpogostejših vzrokov za začetek zapleta z inšpekcijskimi službami, obenem pa izjemno občutljiv, saj so se z ZVOP-2 zahteve kot tudi omejitve močno povečale. Spletno stran ima več kot 90 odstotkov podjetij in so drugi najpogostejši primer kršitev, kjer se težave z nadzorom začnejo. Spletnim stranem in videonadzoru je skupno to, da sta oba vidna. Zato so tudi kršitve takoj vidne.
V letu 2026 je bila več kot polovica podjetij, ki smo jih uskladili, takih, ki so se s skladnostjo že ukvarjala. Večinoma so imela kratko evidenco obdelav, včasih pravilnik in kakšen dokument, ki ga pogosto sploh niso potrebovali. Poti so bile različne: nekateri so izhajali iz splošnih predlog s spleta, drugi so imeli zunanjo pomoč, skoraj vsi pa so uskladitev opravili samo na papirju. Zato pri skoraj vsakem takem podjetju ugotovimo dvoje: da je bila vsebina urejena preozko in da se s tehnologijo ni ukvarjal nihče. Tehnologija pa je, ne glede na dobre namene, glavni vzrok nenadzorovanega toka osebnih podatkov in s tem v veliki večini primerov glavni vzrok težav pri nadzoru.

Če povemo naravnost: Za nekoga, ki se s tem ne ukvarja poklicno, je uskladitev v teoriji rešljiva, v praksi pa skoraj nikoli ni. Zahteva razumevanje področja v celoti, poznavanje področne zakonodaje in prav tako dobro poznavanje informacijskih tehnologij. In tudi če je vse to na voljo, pot od začetka do cilja vzame toliko časa, da se podjetju to preprosto ne izplača.
Pogosto slišimo, da je ta zakonodaja brez veze. Ne bo držalo. In tako lahko govorimo, ker jo imamo. Sicer pa vsi želimo, da se naši osebni podatki ne zlorabljajo. Zadovoljni smo, če naših osebnih podatkov ne more uporabljati vsak, ki bi nas želel nadlegovati ali nam celo škodoval. Zato je za vse fizične osebe paket te zakonodaje čisto darilo. Ko se znajdemo še v drugi vlogi odgovorne osebe v podjetju, pa seveda isto darilo od nas zahteva, da ga delimo naprej vsem tistim, ki na tak ali drugačen način prihajajo v stik z vašim podjetjem. Vse tisto, kar kot fizična oseba dobimo in smemo zahtevati, moramo v našem podjetju zagotavljati vsem fizičnim osebam. Kar je smiselno, uravnoteženo, logično in prav.
Naročilo brezplačnega pregleda stanja

Uskladitev je neizbežna.
Odločitev je zato preprosta.
Pred ali po nevihti.

Anka Lipičnik
vodja projekta EU GDPR

Raje po telefonu? 041 835 260